Przejdź do treści 
Żądanie kopii własnych danych osobowych i żądanie udostępnienia dokumentów sprawy mają różne podstawy oraz różny przedmiot. Art. 15 RODO dotyczy danych i informacji o ich przetwarzaniu. Z kolei zasady etyki regulują udostępnienie klientowi określonych dokumentów otrzymanych przez adwokata. Najpierw ustal, czego brakuje: danych o Tobie, informacji o ich wykorzystaniu czy konkretnego pisma potrzebnego w sprawie.
Dostęp do danych nie oznacza automatycznie całych akt
Na podstawie art. 15 RODO można żądać potwierdzenia, czy administrator przetwarza dotyczące Cię dane, dostępu do nich i przewidzianych informacji, między innymi o celach, kategoriach danych, odbiorcach oraz okresie przechowywania albo kryteriach jego ustalenia. Ustęp 3 przewiduje dostarczenie kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
Przedmiotem uprawnienia są dane, a nie własność całego zbioru dokumentów kancelarii. Nie należy zatem utożsamiać sformułowania „kopia danych” z automatycznym prawem do każdego dokumentu roboczego, cudzej korespondencji i informacji o innych klientach. Jednocześnie odpowiedzi nie zawsze można ograniczyć do samych ogólnych nazw kategorii danych.
Kiedy dla zrozumienia danych potrzebny jest dokument
W wyroku z 4 maja 2023 r., C-487/21, Trybunał Sprawiedliwości wyjaśnił, że kopia ma być wiernym i zrozumiałym odtworzeniem przetwarzanych danych. Może wymagać przekazania fragmentów dokumentów, całych dokumentów albo wyciągów z baz, jeżeli jest to niezbędne do skutecznego wykonywania praw z RODO. Trzeba przy tym uwzględnić prawa i wolności innych osób.
Praktycznie warto więc wskazać, dlaczego wyizolowane dane bez kontekstu są niezrozumiałe. Czym innym jest żądanie wszystkich akt bez rozróżnienia, a czym innym prośba o wierną kopię własnych danych z kontekstem koniecznym do ich zrozumienia. Sam tytuł pliku lub nazwa dokumentu nie rozstrzygają, czy i w jakiej postaci powinien zostać udostępniony.
Dokumenty klienta mają także odrębną podstawę
§ 53 Kodeksu Etyki Adwokackiej nakazuje niezwłocznie udostępnić klientowi, na jego żądanie, wszystkie otrzymane przez adwokata dokumenty oraz pisma otrzymane przez niego jako pełnomocnika od sądu lub innych organów w prowadzonej sprawie. § 54 zabrania uzależniać ich udostępnienie od wcześniejszego uregulowania należnych adwokatowi opłat i kosztów.
Jeżeli potrzebujesz takiego konkretnego pisma, nazwij je i wskaż sprawę, zamiast zakładać, że wolno czekać jedynie na rozpatrzenie ogólnego wniosku RODO. Z drugiej strony obowiązku z § 53 nie należy bez badania rozszerzać na każdą wewnętrzną notatkę i każdy dokument, który kiedykolwiek znajdował się w kancelarii.
| Cel | Jak określić żądanie |
|---|---|
| Chcesz wiedzieć, jakie Twoje dane są przetwarzane i w jakim celu | Wskaż dostęp i informacje z art. 15 RODO. |
| Potrzebujesz wiernej kopii swoich danych | Określ zakres; wyjaśnij konieczny kontekst, bez automatycznego utożsamiania go z całymi aktami. |
| Brakuje pisma otrzymanego w Twojej sprawie | Nazwij dokument i rozważ odrębne żądanie udostępnienia na podstawie § 53–54. |
Tajemnica i dane innych osób wymagają osobnej oceny
Art. 15 ust. 4 RODO chroni prawa i wolności innych osób. Dodatkowo art. 16a Prawa o adwokaturze stanowi, że dostęp i kopię z art. 15 ust. 1 i 3 stosuje się w zakresie nienaruszającym tajemnicy adwokackiej z art. 6. Nie można więc zakładać, że żądanie własnych danych upoważnia do ujawnienia poufnych informacji innego klienta.
Trzeba jednak ocenić rzeczywisty zakres żądania i możliwy sposób przekazania danych. Wyrok C-487/21 wymaga wyważenia praw i uwzględnia możliwość takiego udostępnienia, które nie narusza praw innych osób. Nie sprowadzaj zatem oceny odpowiedzi do samego użycia w niej słowa „tajemnica”. Ważne jest, jakie dane Cię dotyczą, jaki kontekst jest potrzebny i które elementy wymagają ochrony.
Termin odpowiedzi i sposób złożenia wniosku
Art. 12 RODO przewiduje informację o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań; o przedłużeniu i przyczynach trzeba poinformować w ciągu pierwszego miesiąca. Gdy administrator nie podejmuje działań, ust. 4 określa obowiązek przekazania w tym czasie powodów i informacji o środkach ochrony.
Przekazanie danych co do zasady jest wolne od opłat, lecz RODO odróżnia kolejne kopie oraz ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne żądania. Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości administrator może żądać informacji niezbędnych do jej potwierdzenia. Nie wynika z tego ogólny obowiązek przesyłania przy każdym wniosku pełnej kopii dokumentu tożsamości.
W pierwszym piśmie oddziel dwa zakresy, jeżeli potrzebujesz obu: własne dane i informacje o przetwarzaniu oraz nazwane dokumenty sprawy. Wskaż administratora, sprawę lub okres i dogodną formę odpowiedzi. Podczas konsultacji dotyczącej zakresu żądania do kancelarii można porównać tę treść z uzyskaną odpowiedzią. Samo żądanie nie powinno być przedstawiane jako automatyczna zgoda na wydanie całych akt albo rozstrzygnięcie o odszkodowaniu.
