Reprezentacja osoby prawnej: kto przekazuje instrukcje adwokatowi przy zmianie zarządu?

Po zmianie zarządu najpierw ustal, kto jest obecnie uprawniony do działania w imieniu osoby prawnej, a następnie kto będzie przekazywał adwokatowi bieżące informacje. To dwie różne role. Osoba znająca dokumenty lub odbierająca korespondencję nie musi mieć prawa do zatwierdzenia ugody, zmiany żądania czy udzielenia nowego pełnomocnictwa.

Ten poradnik dotyczy organizacji już prowadzonej sprawy cywilnej po zmianie osób w organie. Nie rozstrzyga ważności powołania konkretnego zarządu ani tego, kto ma rację w sporze o kontrolę nad podmiotem.

Klientem pozostaje osoba prawna

Zgodnie z art. 38 Kodeksu cywilnego — urzędowy tekst jednolity osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i opartym na niej statucie. W postępowaniu cywilnym zasadę działania przez organy albo osoby uprawnione do działania w jej imieniu określa art. 67 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego — tekst ujednolicony. Dotychczasowy członek zarządu i podmiot, którego dotyczy sprawa, nie są więc zamiennymi oznaczeniami klienta.

Przy przekazaniu sprawy warto wskazać pełną nazwę podmiotu, sygnaturę oraz dokumenty dotyczące zmiany reprezentacji. Adwokat potrzebuje również informacji, czy chodzi o zwykłą zmianę składu, czy o spór dotyczący skuteczności powołania lub odwołania. Sama wiadomość z nowego adresu e-mail nie rozstrzyga tych kwestii.

Oddziel dokumenty umocowania od obiegu informacji

Art. 68 KPC reguluje wykazanie umocowania organu lub innej osoby działającej za stronę. Przewiduje również wyjątki, między innymi gdy sąd może stwierdzić umocowanie na podstawie dostępnego elektronicznie wykazu lub rejestru. Nie oznacza to obowiązku dołączania papierowego odpisu w każdej sytuacji. Potrzebne dokumenty i sposób wykazania aktualnej reprezentacji należy ustalić dla konkretnej sprawy.

Osobno sprawdź zakres pełnomocnictwa udzielonego adwokatowi i aktualne ustalenia dotyczące zlecenia. Nie zakładaj wyłącznie na podstawie zmiany nazwiska członka zarządu, że wszystkie wcześniejsze ustalenia wygasły albo że nie wymagają żadnej kontroli. Zasady samego dokumentu wyjaśnia poradnik o pełnomocnictwie procesowym w sprawie cywilnej.

Dla bieżącej współpracy przydatne jest krótkie ustalenie:

• kto przekazuje dokumenty, historię korespondencji i informacje o faktach;
• kto może zatwierdzać decyzje w imieniu klienta i jak dokumentuje swoje uprawnienie;
• jak potwierdza się aktualną instrukcję, gdy wcześniej przekazano inną wersję;
• do kogo trafiają podsumowania i pytania wymagające decyzji przed najbliższą czynnością.

To propozycja organizacji kontaktu, a nie ustawowy formularz. Wyznaczenie pracownika do przesyłania plików nie jest samo w sobie nadaniem mu wszystkich uprawnień do reprezentacji.

Sprzeczne polecenia trzeba ujawnić przed wykonaniem czynności

Jeżeli dawny i nowy przedstawiciel przekazują inne stanowiska, prześlij kancelarii obie wiadomości wraz z dokumentami dotyczącymi zmiany. Nie rozwiązuj problemu przez oznaczenie jednej wiadomości jako „ostatecznej”, jeśli uprawnienie jej nadawcy jest właśnie sporne. Warto oddzielić fakty, które można sprawdzić w dokumentach, od oświadczeń wymagających decyzji osoby uprawnionej.

§ 45 Kodeksu Etyki Adwokackiej zabrania adwokatowi podjęcia prowadzenia sprawy na zgłoszenie osoby nieupoważnionej. Reguła ta nie zastępuje analizy skutków zmiany organu w trwającym postępowaniu, ale pokazuje znaczenie prawidłowego ustalenia, kto występuje za klienta.

Brak zdolnego do działania organu wymaga odrębnej oceny

Zmiana osób kontaktowych i brak organu umożliwiającego reprezentację to różne sytuacje. KPC w art. 69–70 przewiduje rozwiązania dotyczące braków reprezentacji, w tym ustanowienia kuratora i uzupełnienia braków na określonych w ustawie warunkach. Nie można z tego wyprowadzić zapewnienia, że samo wysłanie dokumentów przez byłego członka zarządu pozwoli kontynuować każdą czynność bez przeszkód.

Na zakończenie przekazania uzyskaj potwierdzenie aktualnego stanu sprawy, najbliższych czynności oraz tego, czy pozostaje do wyjaśnienia kwestia umocowania. Uporządkowanie współpracy po zmianie organu można omówić przy ustalaniu dalszego zakresu reprezentacji osoby prawnej w sądzie.