Przejdź do treści 
Powołanie spadkobierców nie zawsze wystarcza, aby majątek został sprawnie uporządkowany. Po śmierci mogą pozostać umowy, długi, zapisy na rzecz konkretnych osób i składniki wymagające bieżącego zarządu. Spadkodawca może w testamencie wskazać wykonawcę lub wykonawców testamentu, aby powierzyć im określone zadania.
To odrębna funkcja prawna. Osoba nazwana wykonawcą nie staje się przez sam ten fakt właścicielem spadku ani dowolnym zastępcą wszystkich spadkobierców. Zakres jej działania trzeba ustalić na podstawie testamentu i Kodeksu cywilnego.
Co warto ustalić już przy sporządzaniu testamentu?
Wykonawca musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Przed wskazaniem konkretnej osoby warto rozważyć nie tylko zaufanie, lecz także jej gotowość, czas, umiejętność dokumentowania wydatków i relację z przyszłymi spadkobiercami. Funkcja może wymagać znacznie więcej niż odczytania ostatniej woli.
Testament powinien identyfikować wykonawcę w sposób niebudzący wątpliwości. Można powołać więcej niż jednego wykonawcę. Ustawa dopuszcza także powierzenie zarządu zorganizowaną częścią spadku, oznaczonym składnikiem albo przedmiotem zapisu windykacyjnego do czasu jego objęcia przez uprawnionego. Przy kilku osobach szczególnie ważne jest jasne określenie zadań, aby nie tworzyć sprzecznych oczekiwań.
Samo ustne zapewnienie członków rodziny, że po śmierci „ktoś się wszystkim zajmie”, nie zastępuje powołania wykonawcy w testamencie. Zasady wyboru formy dokumentu opisujemy w poradniku o testamentach.
Zadania wynikające z ustawy, gdy testament nie stanowi inaczej
Zgodnie z art. 988 Kodeksu cywilnego wykonawca powinien zarządzać majątkiem spadkowym, spłacić długi spadkowe, w szczególności wykonać zapisy zwykłe i polecenia, a następnie wydać spadkobiercom majątek zgodnie z testamentem i ustawą. Wydanie powinno nastąpić w każdym razie niezwłocznie po dokonaniu działu spadku. Ustawa określa także obowiązek wydania przedmiotu zapisu windykacyjnego uprawnionej osobie.
Te zadania nie pozwalają ignorować praw wierzycieli ani dowolnie wybierać, komu zostanie przekazany majątek. Najpierw trzeba rozpoznać treść rozrządzeń, skład spadku, zobowiązania i istniejące spory. Jeżeli testament zmienia ustawowy zakres obowiązków, konieczna jest analiza tej zmiany, a nie odwołanie wyłącznie do ogólnej nazwy funkcji.
Praktycznym pierwszym krokiem jest przygotowanie wykazu:
- dokumentów potwierdzających powołanie i zakres zarządu;
- znanych składników majątku oraz miejsc ich przechowywania;
- umów wymagających bieżących decyzji;
- zgłoszonych roszczeń i terminów;
- zapisów, poleceń i osób uprawnionych;
- czynności pilnych oraz takich, które wymagają dodatkowej oceny.
Taki wykaz służy organizacji pracy. Nie zastępuje ustawowego spisu inwentarza ani nie przesądza samodzielnie o odpowiedzialności za długi.
Wykonawca może uczestniczyć w sporach, ale w określonej roli
Kodeks przewiduje, że wykonawca może pozywać i być pozywany w sprawach wynikających z zarządu spadkiem, jego zorganizowaną częścią lub oznaczonym składnikiem. Może również występować w sprawach o prawa należące do spadku i być pozwany w sprawach o długi spadkowe.
Nie wynika z tego nieograniczone umocowanie do prowadzenia każdej osobistej sprawy spadkobiercy. Przed wniesieniem pozwu albo udzieleniem odpowiedzi należy ustalić, czego dotyczy roszczenie i w jakim charakterze dana osoba ma uczestniczyć w postępowaniu. Błędne określenie strony i zakresu uprawnienia może skomplikować sprawę.
Jeżeli spór dotyczy sposobu podziału majątku, trzeba oddzielić wykonywanie testamentu od samego działu spadku. Wykonawca nie uzyskuje przez swoją funkcję prawa do dowolnego rozdzielenia rzeczy wbrew prawom spadkobierców.
Czy trzeba przyjąć tę funkcję?
Osoba powołana na wykonawcę może nie chcieć przyjąć obowiązku. Art. 987 przewiduje wtedy złożenie odpowiedniego oświadczenia przed sądem albo notariuszem. Warto uporządkować tę kwestię wyraźnie, zamiast ograniczać się do wiadomości wysłanej rodzinie lub biernego niepodejmowania czynności.
Przed podjęciem decyzji przeczytaj cały testament i ustal, czy powołanie obejmuje cały spadek, czy tylko wskazany majątek. Oceń możliwość wykonania obowiązków oraz ewentualny konflikt własnych interesów. Jeżeli zamierzasz odmówić, zadbaj o prawidłową formę oświadczenia i wyjaśnienie, jakie pilne kwestie dotyczące majątku pozostają niezałatwione.
Nie należy utożsamiać odmowy przyjęcia funkcji z odrzuceniem spadku. To inne decyzje, podejmowane w innej roli i wywołujące odmienne skutki.
Wynagrodzenie i dokumentowanie wydatków
Do wzajemnych roszczeń wykonawcy i spadkobiercy wynikających z zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu za wynagrodzeniem. Koszty zarządu oraz wynagrodzenie wykonawcy należą do długów spadkowych. Nie oznacza to, że istnieje jedna ustawowa stawka procentowa właściwa dla każdego spadku.
Znaczenie mają treść testamentu, zakres rzeczywiście wykonanej pracy i podstawa poszczególnych wydatków. Dobrą praktyką jest oddzielne prowadzenie dokumentacji dotyczącej spadku, zachowywanie rachunków, umów i potwierdzeń przelewów oraz odnotowywanie celu czynności. Własne wydatki i rozliczenia dotyczące spadku nie powinny tworzyć nieczytelnej całości.
W razie sporu o wynagrodzenie lub sposób wykonywania obowiązków pomocne będą konkretne zestawienia i dowody. Ogólne stwierdzenie, że zajmowanie się sprawą było czasochłonne, nie wyjaśnia jeszcze wysokości roszczenia.
Kiedy potrzebna jest ingerencja sądu?
Z ważnych powodów sąd może zwolnić wykonawcę testamentu. Samo niezadowolenie jednej osoby nie przesądza automatycznie o takim rozstrzygnięciu. Trzeba przedstawić okoliczności związane z wykonywaniem funkcji i wykazać ich znaczenie dla zarządu oraz praw zainteresowanych.
Zanim dojdzie do sporu, warto oddzielić brak informacji od konkretnej nieprawidłowości. Przydatne mogą być wezwania do wyjaśnień, dokumentacja podjętych czynności, zestawienia wydatków i wskazanie niewykonanych obowiązków. Nie należy samodzielnie przejmować majątku w przekonaniu, że konflikt z wykonawcą automatycznie pozbawił go funkcji.
Wykonawca testamentu a zarządca sukcesyjny firmy
Te role nie są zamienne. Wykonawca testamentu działa na podstawie rozrządzenia testamentowego i przepisów Kodeksu cywilnego. Zarząd sukcesyjny przedsiębiorstwem osoby fizycznej ma odrębny reżim, związany z kontynuacją działalności i przewidzianymi ustawą formalnościami. Wskazanie wykonawcy w testamencie nie zastępuje automatycznie ustanowienia zarządcy sukcesyjnego.
Jeżeli w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo, już przy planowaniu należy sprawdzić obie konstrukcje oraz zadania poszczególnych osób. Szczególnie ważne są pilne umowy, pracownicy i zobowiązania związane z działalnością.
Jak przygotować konsultację dotyczącą wykonania testamentu?
Przynieś testament i wcześniejsze wersje, dokumenty dotyczące majątku, korespondencję ze spadkobiercami i wierzycielami oraz zestawienie wykonanych czynności. Określ, czy potrzebujesz oceny zakresu funkcji, przygotowania odmowy, rozliczenia zarządu, czy rozwiązania konkretnego sporu.
Pomoc prawna w sprawach spadkowych może dotyczyć zarówno planowania, jak i wykonywania ostatniej woli. Im wcześniej zostaną rozdzielone zadania i uprawnienia, tym łatwiej uniknąć decyzji podejmowanych wyłącznie pod presją rodziny. Kolejne zagadnienia znajdziesz w poradnikach o dziedziczeniu.
O zarządzie sukcesyjnym po śmierci przedsiębiorcy przeczytasz w odrębnym poradniku dotyczącym przedsiębiorstwa w spadku.
