Przejdź do treści 
Przed jednorazowym zastępstwem na rozprawie warto potwierdzić trzy rzeczy: kto ma wystąpić, do jakiej czynności jest przygotowany i jakie decyzje wymagają kontaktu z klientem lub prowadzącym sprawę. Samo ustalenie nazwiska zastępcy nie wyjaśnia jeszcze, czy ma aktualne akta, zna ostatnie stanowisko i może odpowiedzieć na nową propozycję drugiej strony.
Zastępstwo przy jednej czynności ma własny cel
Ten materiał dotyczy organizacji udziału innego adwokata w konkretnej czynności w sprawie cywilnej, przy zachowaniu dotychczasowego prowadzącego. Nie jest instrukcją zmiany pełnomocnika ani ogólnym opisem pierwszej rozprawy.
W zakresie określonym przez prawo pełnomocnictwo procesowe obejmuje umocowanie do udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu. Wynika to z art. 91 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego — tekst ujednolicony. Dla konkretnego zastępstwa należy sprawdzić dokumenty i rzeczywisty zakres umocowania; organizacyjna informacja o zastępcy nie zastępuje tej kontroli.
Zapytaj o przygotowanie do tego posiedzenia
Innego przygotowania wymaga przesłuchanie świadka, innego posiedzenie dotyczące wniosków dowodowych, a jeszcze innego rozmowa o zakończeniu sporu. Ustal cel wyznaczonej czynności. Jeżeli sąd określił kwestie do omówienia albo zobowiązał do przedstawienia materiału, zastępca powinien otrzymać tę informację wraz z aktualnymi dokumentami.
§ 41 Kodeksu Etyki Adwokackiej zobowiązuje adwokata udzielającego substytucji do uczynienia tego w czasie umożliwiającym należyte przygotowanie oraz do przekazania potrzebnych dokumentów i notatek. Przy zastępstwie powierzanym aplikantowi wymaga szczególnej staranności. Poniższa karta dotyczy jednak przygotowania zastępstwa adwokackiego; dopuszczalność udziału konkretnej osoby należy ocenić osobno.
| Element karty czynności | Co warto potwierdzić |
|---|---|
| Aktualny stan sprawy | Ostatnie pisma, postanowienia i zmiany stanowiska przekazane po wcześniejszym ustaleniu zastępstwa. |
| Cel posiedzenia | Jakich kwestii dotyczy wezwanie i jakie materiały mają być dostępne podczas czynności. |
| Decyzje klienta | Co już uzgodniono, a co wymaga ponownej rozmowy przed złożeniem oświadczenia. |
| Kontakt w trakcie czynności | W jaki uzgodniony sposób można przekazać nowe pytanie, bez obietnicy dostępności w każdej chwili. |
| Przekazanie wyniku | Kto poinformuje klienta i prowadzącego o przebiegu posiedzenia oraz dalszych zobowiązaniach. |
Oddziel uprawnienie procesowe od instrukcji
To, że klient chce przedyskutować każdą propozycję ugody, oraz to, jakie umocowanie wynika z pełnomocnictwa, to dwie kwestie wymagające spójnego uregulowania. Powiedz wcześniej, które warunki są dla Ciebie nieakceptowalne i które wymagają potwierdzenia. Nie opieraj się wyłącznie na założeniu, że nieformalna wiadomość ograniczy wszystkie skutki dokumentu znajdującego się w aktach.
Jeżeli pojawia się nowy dokument, zachowaj jego kompletną wersję. Wskaż, czy stanowi projekt, materiał już złożony czy propozycję do oceny. Zastępca nie powinien otrzymać kilku sprzecznych „ostatecznych” instrukcji bez informacji, która jest aktualna. Podstawy samego umocowania wyjaśnia poradnik o zakresie pełnomocnictwa procesowego.
Zastępca nie zawsze zastępuje osobisty udział strony
Przeczytaj również wezwanie skierowane do Ciebie. Udział innego adwokata nie daje sam w sobie odpowiedzi, czy sąd oczekuje osobistego stawiennictwa klienta. W postępowaniu cywilnym art. 133 § 3 KPC odrębnie reguluje doręczenie pisma wzywającego stronę do osobistego stawiennictwa, z przewidzianym w nim wyjątkiem. Takie wezwanie wymaga własnej oceny.
Po posiedzeniu przydatne jest krótkie podsumowanie: co się odbyło, co ustalono, jakie dokumenty mają zostać przekazane i kto wykonuje dalsze czynności. Informowanie klienta o postępach i wyniku prowadzonej sprawy jest obowiązkiem adwokata wynikającym z § 49 Kodeksu Etyki Adwokackiej. Organizację zastępstwa można omówić w ramach uzgadnianego zakresu pomocy przy reprezentacji w sądzie.
