Przejdź do treści 
Jeżeli przed ważną czynnością nie możesz uzyskać informacji od pełnomocnika, zacznij od ustalenia, co rzeczywiście wymaga działania i co już zostało wykonane. Zbierz dokument wyznaczający czynność, sprawdź sygnaturę i poproś o jednoznaczne potwierdzenie stanu sprawy. Brak odpowiedzi na wiadomość nie pozwala samodzielnie ustalić, czy pismo zostało wniesione albo czy ktoś pojawi się na posiedzeniu.
Poniższa kolejność dotyczy organizacji pomocy w prowadzonej sprawie cywilnej. Nie zastępuje oceny konkretnego terminu ani decyzji o zmianie pełnomocnika.
Najpierw nazwij brakującą informację
Ogólne pytanie „co ze sprawą?” może nie wskazywać, czego potrzebujesz przed najbliższą czynnością. Przygotuj krótką wiadomość zawierającą sąd, sygnaturę, nazwę dokumentu i znaną datę. Następnie postaw konkretne pytanie: czy odpowiedź została złożona, kto uczestniczy w posiedzeniu albo czy dokument otrzymany bezpośrednio od sądu wymaga osobistego udziału.
- Oddziel czynność już wykonaną od dopiero zaplanowanej.
- Poproś o kopię pisma i odpowiednie potwierdzenie jego wniesienia, jeżeli to właśnie budzi wątpliwość.
- Wskaż, jakie wcześniejsze ustalenie chcesz potwierdzić.
- Zachowaj wysłane wiadomości oraz informacje o próbach kontaktu.
Adwokat ma obowiązek czuwać nad biegiem sprawy oraz informować klienta o jej postępach i wyniku. Wynika to z § 49 Kodeksu Etyki Adwokackiej. Przepis nie ustanawia jednego wspólnego czasu odpowiedzi na każdą wiadomość; organizacyjny sposób kontaktu warto ustalić w ramach zlecenia.
Oprzyj dalszą decyzję na dokumentach
Przy braku jasnej informacji ustal możliwość wglądu w akta i sprawdzenia ostatnich czynności. W postępowaniu cywilnym strony i uczestnicy mają prawo przeglądać akta oraz otrzymywać z nich odpisy, kopie lub wyciągi; podstawę stanowi art. 9 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego — tekst ujednolicony. Sposób udostępnienia konkretnej sprawy trzeba ustalić we właściwym sądzie. Nie zakładaj, że w każdym przypadku cały materiał będzie od razu dostępny w portalu.
Sam wpis o korespondencji nie musi wyjaśniać treści pisma, zakresu żądania ani tego, jaki obowiązek ma klient. Porównaj dokument z informacją otrzymaną od kancelarii. Przy rozbieżności nazwij ją konkretnie, zamiast opierać decyzję wyłącznie na przypuszczeniu, że doszło do zaniedbania.
Poproś o dokumenty potrzebne do dalszej pomocy
Na żądanie klienta adwokat powinien niezwłocznie udostępnić dokumenty objęte § 53 Kodeksu Etyki Adwokackiej, w tym otrzymane dokumenty oraz pisma otrzymane w prowadzonej sprawie od sądu lub organu. § 54 zabrania uzależniania udostępnienia tych materiałów od wcześniejszego uregulowania opłat i kosztów należnych adwokatowi. Nie oznacza to automatycznie prawa do każdego wewnętrznego materiału roboczego kancelarii.
Do oceny pilnej sytuacji zwykle przydadzą się: ostatnie orzeczenie lub wezwanie, dowód jego odbioru, aktualne pismo strony przeciwnej, pełnomocnictwo oraz informacja, co miało zostać zrobione. Nie potrzebujesz od razu samodzielnie odtwarzać całej historii, jeżeli problem dotyczy jednej konkretnej czynności.
Gdy rozważasz doraźną pomoc innego adwokata
Powiedz nowemu prawnikowi, że sprawę prowadzi już adwokat. § 34 Kodeksu Etyki Adwokackiej reguluje udzielanie pomocy w takiej sytuacji oraz kontakt między adwokatami. Przewiduje też szczególną sytuację, gdy zwłoka związana z ich porozumieniem mogłaby istotnie zaszkodzić interesom klienta. Nie należy z tego wyprowadzać zasady, że każde nowe zgłoszenie automatycznie kończy dotychczasowe umocowanie.
Przed zakończeniem rozmowy ustal, kto i w jakim zakresie podejmuje najbliższą czynność oraz jak otrzymasz potwierdzenie. Odrębne zasady zmiany umocowania przedstawia poradnik o pełnomocnictwie procesowym w sprawie cywilnej. Możliwy zakres reprezentacji w sądzie warto odnieść do aktualnego dokumentu i rzeczywiście potrzebnego działania.
