Przejdź do treści 
Jeżeli nie jesteś stroną ani uczestnikiem sprawy, nie uzyskujesz prawa do wszystkich dokumentów z akt tylko dlatego, że rozprawa jest jawna albo dotyczy znanej Ci osoby. Najpierw ustal, czy sprawa jest procesowa, czy nieprocesowa, jaki dokument jest potrzebny i z jakiej podstawy wynika Twoje uprawnienie.
W nieprocesie znaczenie ma art. 525 KPC
Akta postępowania nieprocesowego są dostępne uczestnikom, a dla innych osób — za zezwoleniem przewodniczącego, po dostatecznym usprawiedliwieniu potrzeby przejrzenia. Na tych samych zasadach dopuszczalne jest sporządzanie i otrzymywanie odpisów i wyciągów oraz otrzymywanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku. Nie wystarczy więc samo pokrewieństwo lub ogólna ciekawość; trzeba wyjaśnić rzeczywistą potrzebę.
Proces ma inną podstawę dostępu
Art. 9 KPC przyznaje prawo do akt stronom i uczestnikom. Z kolei § 129 regulaminu sądów wymaga od innych osób, oprócz wykazania tożsamości, także wykazania uprawnienia wynikającego z przepisów prawa. Nie można potraktować art. 525 jako ogólnego zezwolenia na dostęp do dowolnego procesu. Również samo oświadczenie jednej strony, że nie ma nic przeciwko, nie zastępuje wymaganej podstawy prawnej.
| Sytuacja | Punkt wyjścia |
|---|---|
| Jesteś stroną lub uczestnikiem | Własne uprawnienia procesowe i potwierdzenie tożsamości. |
| Jesteś osobą spoza nieprocesu | Art. 525 KPC: usprawiedliwiona potrzeba i zezwolenie przewodniczącego. |
| Jesteś osobą spoza procesu | Wykazanie konkretnego uprawnienia prawnego, a nie automatyczne przeniesienie reguły nieprocesowej. |
Nazwij dokument, cel i zakres żądania
W piśmie podaj sąd, wydział i sygnaturę, swoją rolę wobec sprawy oraz dokument lub część akt, których potrzebujesz. Wyjaśnij cel i podstawę uprawnienia, a przy art. 525 także okoliczności usprawiedliwiające potrzebę. Dołącz dokumenty, które to potwierdzają. Ograniczenie wniosku do rzeczywiście potrzebnego materiału pozwala ocenić konkretne żądanie; nie daje jednak samo przez się prawa, którego nie przewiduje ustawa.
Innego pisma potrzebujesz, gdy chcesz przejrzeć dokument, innego zakresu żądania — gdy potrzebny jest poświadczony odpis do przedłożenia w określonej sprawie. Nazwanie wszystkiego „kopią akt” może pozostawić niejasność co do oczekiwanej czynności.
Kopia, odpis i nagranie nie są zamienne
Regulamin rozdziela udostępnienie akt i samodzielne utrwalenie obrazu dokumentów od korzystania z sądowego zapisu posiedzenia. § 130 nie dopuszcza samodzielnego kopiowania takiego zapisu przy zapoznawaniu się z nim w sądzie. Wydanie zapisu lub jego kopii następuje na zasadach właściwych przepisów postępowania, a nie przez dowolne nagranie ekranu.
Trzeba też odróżnić opłatę od uprawnienia. Ustawa o kosztach sądowych przewiduje co do zasady 20 zł za każde rozpoczęte 20 stron wydanej kopii dokumentu oraz 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron poświadczonego odpisu, wypisu lub wyciągu. Właściwy rodzaj dokumentu i ewentualne zwolnienie sprawdza się osobno. Uiszczenie opłaty nie otwiera akt osobie, która nie wykazała wymaganej podstawy dostępu.
Portal nie omija warunków prawnych
§ 132 regulaminu przewiduje możliwość udzielenia określonym innym osobom dostępu do danych o sprawie przez system, za zgodą prezesa sądu i pod warunkiem przysługiwania uprawnienia do ich przeglądania. Nie jest to ogólna możliwość przekazania komukolwiek dostępu do całych akt. Zmiana § 133 dotycząca udostępniania części akt prowadzonej w portalu organom lub instytucjom również nie tworzy uniwersalnego uprawnienia osoby prywatnej.
Otrzymanie sądowego nagrania to inna kwestia niż własne nagrywanie posiedzenia. Także żądanie skierowane do adwokata o kopię danych lub dokumenty prowadzonej sprawy ma innego adresata i podstawę; opisuje je poradnik o kopii danych i dokumentach od adwokata. Nie zastępuje wniosku do sądu o cudze akta.
W ramach pomocy w sprawie cywilnej można ustalić podstawę i zakres żądania dotyczącego konkretnego dokumentu. Przygotuj sygnaturę, informację o rodzaju postępowania i powodzie, dla którego dokument jest potrzebny. Nie trzeba zaczynać od żądania wszystkich akt bez rozróżnienia.
Źródła
- Kodeks postępowania cywilnego — właściwe przepisy, urzędowy tekst ujednolicony
- Regulamin urzędowania sądów powszechnych — tekst jednolity, Dz.U. 2024 poz. 867, z późniejszymi zmianami
- Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych — właściwe opłaty
- Rozporządzenie z 3 marca 2026 r., Dz.U. poz. 278 — zmiany regulaminu sądów
