Przejdź do treści 
Przyjmujący zlecenie powinien wydać zleceniodawcy wszystko, co uzyskał dla niego przy wykonaniu zlecenia, także wtedy, gdy uzyskał to we własnym imieniu. Art. 740 Kodeksu cywilnego łączy ten obowiązek z informowaniem o przebiegu sprawy i złożeniem sprawozdania. Rozliczenie nie powinno więc kończyć się na ogólnym zapewnieniu, że pieniądze „poszły na wykonanie zadania”.
Ustal, czyje pieniądze i z jakiego tytułu otrzymano
Przygotuj umowę oraz zestawienie każdej pobranej sumy. Odróżnij środki otrzymane dla zleceniodawcy, jego zaliczkę na wydatki i własne wynagrodzenie przyjmującego zlecenie. Sam fakt wpływu na ten sam rachunek nie przesądza, że wszystkie kwoty można zatrzymać z jednego tytułu.
Zlecenie z art. 734 dotyczy dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Art. 750 przewiduje odpowiednie stosowanie przepisów o zleceniu do usług nieuregulowanych innymi przepisami. Zanim zastosujesz cały mechanizm do umowy nazwanej „zleceniem”, sprawdź jej rzeczywisty przedmiot oraz ewentualny odrębny reżim.
Informacje w toku sprawy i sprawozdanie po jej zakończeniu
Art. 740 rozróżnia potrzebne wiadomości o przebiegu sprawy oraz sprawozdanie po wykonaniu zlecenia lub wcześniejszym rozwiązaniu umowy. Nie należy utożsamiać obowiązku informacji tylko z jedną końcową fakturą. Z treści rozliczenia powinno dać się ustalić, jakie czynności wykonano, co uzyskano dla zleceniodawcy i jak rozdysponowano środki.
| Pozycja zestawienia | Co trzeba wyjaśnić |
|---|---|
| Wpływy dla zleceniodawcy | Kwota, data, płatnik i podstawa otrzymania. |
| Wydatki na wykonanie | Cel, rzeczywista zapłata i dokument potwierdzający. |
| Wydane pieniądze i rzeczy | Co, kiedy i komu przekazano oraz jaki jest dowód. |
| Wynagrodzenie i zaliczki | Odrębna podstawa umowna lub ustawowa i stan rozliczenia. |
Takie zestawienie jest narzędziem uporządkowania faktów, a nie ustawowym formularzem. Zachowaj dokumenty źródłowe: samo wpisanie kwoty do tabeli nie wyjaśnia jeszcze jej tytułu ani nie potwierdza poniesienia wydatku.
Własny interes i pieniądze zatrzymane ponad potrzebę
Art. 741 zabrania używania we własnym interesie rzeczy i pieniędzy dającego zlecenie. Od sum zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia przyjmujący powinien płacić zleceniodawcy odsetki ustawowe. Oceny wymaga więc również to, jaka część środków i przez jaki czas była rzeczywiście potrzebna do wykonania.
Nie jest to reguła, według której każda suma otrzymana w toku zlecenia od razu stanowi zatrzymanie ponad potrzebę. Nie daje też przyjmującemu swobodnego prawa finansowania własnych przedsięwzięć pieniędzmi zleceniodawcy. Porównaj przeznaczenie środków, harmonogram czynności i rzeczywiste operacje.
Wydatki i wynagrodzenie oceniaj osobno
Art. 742 reguluje zwrot wydatków poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi oraz zwolnienie z odpowiednich zobowiązań zaciągniętych we własnym imieniu. Art. 743 dotyczy odpowiedniej zaliczki, gdy wykonanie wymaga wydatków. Wynagrodzenie ma odrębną podstawę w art. 735, a przy odpłatnym zleceniu jego należność po wykonaniu określa art. 744, z zastrzeżeniem umowy i przepisów szczególnych.
Samo wskazanie, że przyjmujący poniósł koszty albo oczekuje wynagrodzenia, nie zastępuje pełnego rozliczenia wpływów i wydania uzyskanych korzyści. Jeżeli podnosi dodatkową podstawę zatrzymania lub rozliczenia wzajemnych należności, trzeba ją zidentyfikować i ocenić według właściwych warunków, zamiast traktować saldo rachunku jako odpowiedź na wszystkie pytania.
Podstawę stanowią art. 734–735, 740–744 i 750 Kodeksu cywilnego. Do analizy rozliczenia cywilnego zlecenia przygotuj umowę, sprawozdanie oraz dokumenty wpływów, wydatków i przekazania środków.
