Nie można uzyskać zagranicznego aktu małżeństwa: kiedy odtworzyć jego treść w Polsce

Zagraniczny akt małżeństwa został sporządzony, lecz urząd nie wydaje odpisu albo jego uzyskanie napotyka poważne przeszkody. W takiej sytuacji polskie prawo przewiduje odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Nie wystarcza jednak samo zapewnienie, że ślub się odbył. Potrzebne są zarówno podstawy zastosowania tej procedury, jak i dokument bezspornie potwierdzający zdarzenie.

Przed przygotowaniem dokumentów do sprawy rozwodowej warto ustalić, czy problem dotyczy niedostępnego odpisu istniejącego aktu, braku rejestracji zdarzenia, czy sporu o samo powstanie małżeństwa. Każdy z tych stanów wymaga innej odpowiedzi.

Kiedy można odtworzyć zagraniczny akt

Art. 109 Prawa o aktach stanu cywilnego wymaga, aby dokument stanowił akt stanu cywilnego według prawa miejsca jego sporządzenia. Drugim warunkiem jest niemożność uzyskania odpisu albo związane z tym poważne trudności. Odtworzenie nie służy zatem swobodnemu zastępowaniu łatwo dostępnego dokumentu. Gdy odpis można uzyskać, właściwe może być jego użycie lub transkrypcja, opisane w opracowaniu o zagranicznym akcie małżeństwa jako dokumencie do polskiej sprawy.

Jeżeli aktu w ogóle nie sporządzono, nie można uznać tego za identyczny przypadek tylko dlatego, że również brakuje odpisu. Podobnie odtworzenie nie jest postępowaniem o ustalenie, że związek małżeński powstał mimo sporu co do ustawowych przesłanek.

Jak przygotować wniosek i materiał dokumentowy

Wniosek można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Uprawniona jest osoba, której dokument dotyczy, oraz inna osoba wykazująca interes prawny. Sam interes faktyczny, przewidziany dla odtwarzania dokumentu zgonu, nie zastępuje interesu prawnego przy cudzym akcie małżeństwa.

Podstawą odtworzenia jest przedłożony dokument potwierdzający zdarzenie za granicą albo jego uwierzytelniona kopia. Warto zebrać:

• dane małżonków, miejsce i datę ślubu oraz informacje o zagranicznej rejestracji;
• posiadany dokument potwierdzający zdarzenie lub jego uwierzytelnioną kopię;
• korespondencję i inne materiały wyjaśniające, dlaczego odpisu nie można uzyskać lub dlaczego jest to poważnie utrudnione;
• dokumenty uzasadniające interes prawny, jeżeli wnioskodawcą jest inna osoba;
• wymagane urzędowe tłumaczenie dokumentów obcojęzycznych.

Ustawa dopuszcza określone w art. 31 sposoby urzędowego tłumaczenia, w tym przez właściwego tłumacza przysięgłego lub konsula. Prywatny przekład sporządzony na potrzeby rozmowy nie zastępuje automatycznie takiego tłumaczenia.

Co zostaje wpisane do rejestru

Odtworzenie następuje w formie czynności materialno-technicznej. Treść dokumentu trafia do rejestru jako akt stanu cywilnego z adnotacją o odtworzeniu, a wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny. Nie jest to nowy ślub ani wyrok rozwiązujący małżeństwo.

Jeżeli brakuje oświadczeń dotyczących nazwisk małżonków lub dzieci, art. 111 przewiduje szczególny sposób ich złożenia. Przy wniosku jednego małżonka urząd powiadamia drugiego o odtworzeniu i prawie złożenia oświadczenia. Złożenie wniosku za pośrednictwem konsula prowadzi do przekazania go wybranemu kierownikowi USC; nie oznacza dowolnego ustalania treści aktu przez placówkę.

Kiedy trzeba liczyć się z odmową

Kierownik USC odmawia odtworzenia, gdy nie przedstawiono dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie, dokument potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon albo odtworzenie naruszałoby podstawowe zasady polskiego porządku prawnego. Niemożność uzyskania odpisu nie usuwa tych wymagań dowodowych.

Przy przygotowaniu do rozwodu analiza powinna więc objąć osobno przeszkodę w uzyskaniu odpisu, wartość posiadanych dokumentów i właściwy tryb rejestracyjny. W ramach pomocy w sprawach rozwodowych można omówić ich znaczenie dla planowanego postępowania oraz kolejność potrzebnych czynności.