Przejdź do treści 
Po otrzymaniu pozwu przed sądem powszechnym istniejącego zapisu na sąd polubowny nie należy zostawiać na później. W zwykłym sporze przedsiębiorców art. 1165 § 1 KPC wiąże odrzucenie pozwu z zarzutem pozwanego podniesionym przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy. Sąd nie pomija jednak badania, czy zapis rzeczywiście obejmuje spór i czy nie zachodzi ustawowy wyjątek.
Co trzeba ustalić z umowy i pozwu?
Porównaj żądanie pozwu z przedmiotem lub stosunkiem prawnym objętym zapisem. Art. 1161 wymaga, aby strony określiły ten przedmiot albo stosunek. Nie wystarczy odnalezienie słowa „arbitraż” w dowolnym załączniku. Znaczenie mają pełna treść umowy, jej wersja, właściwe odesłania i to, jakie podmioty zawarły porozumienie.
Art. 1162 przewiduje formę pisemną i określone równoważne sposoby utrwalenia zapisu, w tym wymianę pism lub odpowiednich oświadczeń na odległość. Odwołanie w umowie do dokumentu zawierającego zapis musi mieć charakter czyniący go częścią umowy i spełniać warunki przepisu. Są to elementy wstępnej oceny istniejącego zapisu, a nie gotowy wzór klauzuli. Podstawą jest art. 1154–1166 KPC.
Zarzut przed obroną co do istoty
W wariancie art. 1165 § 1 pozwany powinien wyraźnie podnieść zarzut zapisu i powiązać go z żądaniem odrzucenia pozwu. Odrzucenie z przyczyny procesowej jest innym wynikiem niż oddalenie żądania po rozpoznaniu jego zasadności. Sam wniosek o oddalenie powództwa z powodu braku długu nie zastępuje zarzutu arbitrażowego.
Moment reakcji ma znaczenie: nie odkładaj zarzutu do czasu, gdy przedstawisz już merytoryczne stanowisko o istnieniu lub wysokości zobowiązania. Sprawdź termin i treść wezwania sądu, a w przygotowywanym piśmie wyraźnie uporządkuj zarzut procesowy i jego podstawę. Sposób skonstruowania dalszej obrony musi uwzględniać zarówno ryzyko nieuwzględnienia zarzutu, jak i wymagania konkretnej sprawy. Nie ma jednego pisma właściwego dla wszystkich umów.
Dlaczego klauzula może nie doprowadzić do odrzucenia?
Art. 1165 § 2 wyłącza zastosowanie § 1, jeżeli zapis jest nieważny, bezskuteczny, niewykonalny albo utracił moc, oraz gdy sąd polubowny orzekł o swojej niewłaściwości. To różne przyczyny; nie należy ich zastępować ogólnym stwierdzeniem, że „arbitraż jest niemożliwy”. Potrzebne są okoliczności i dokumenty odpowiadające rzeczywistej przeszkodzie.
Znaczenie może mieć także art. 1168, dotyczący między innymi odmowy przyjęcia sprawy przez wskazany sąd polubowny lub niemożliwości jej rozpoznania, z uwzględnieniem odmiennej umowy stron. Art. 1161 § 2 chroni ponadto równość stron w zapisie. Nie można więc uznać każdej podpisanej klauzuli za automatycznie skuteczną wobec każdego pozwu.
Odrębny przypadek: wcześniejsze przekazanie zawisłej sprawy do arbitrażu
Art. 1161¹ pozwala stronom poddać arbitrażowi spór już zawisły przed sądem do prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy. Umorzenie na zgodny wniosek po zawarciu zapisu podlega warunkom § 2. Dopiero do sporu, który był przedmiotem sprawy rzeczywiście umorzonej na tej podstawie, odnosi się art. 1165 § 1¹: przewiduje on odrzucenie nowego pozwu lub wniosku z urzędu.
Nie należy przenosić tej reguły na każdą umowę zawierającą arbitraż. Przy zwykłym zarzucie istniejącego zapisu punktem wyjścia nadal pozostaje terminowa reakcja pozwanego z § 1. Jeżeli powołujesz się na wcześniejsze umorzenie, potrzebne jest samo postanowienie i ustalenie jego rzeczywistej podstawy, a nie tylko informacja, że strony kiedyś rozmawiały o arbitrażu.
Równoległy arbitraż i zabezpieczenie
Wniesienie sprawy do sądu powszechnego nie blokuje samo rozpoznania jej przez sąd polubowny — art. 1165 § 3. Według § 4 odpowiednie reguły stosuje się również wtedy, gdy miejsce arbitrażu jest poza Polską albo nie zostało oznaczone. Taka okoliczność wymaga jednak sprawdzenia właściwych podstaw w konkretnym sporze.
Z kolei art. 1166 zachowuje możliwość zabezpieczenia przez sąd roszczeń dochodzonych przed sądem polubownym, także w opisanej sytuacji zagranicznego lub nieoznaczonego miejsca postępowania. Wniosek o zabezpieczenie i ocena dopuszczalności rozpoznania pozwu co do istoty nie odpowiadają zatem na to samo pytanie.
Materiały do szybkiej oceny zarzutu
- Cała umowa, dokument z zapisem i dowody jego uzgodnienia, nie sam wyrwany akapit.
- Pozew z załącznikami, wezwanie sądu i dokumenty wskazujące daty doręczenia.
- Informacja, jakie pisma i oświadczenia zostały już złożone w sądzie.
- Jeżeli istnieją: decyzje sądu polubownego o właściwości lub przyjęciu sprawy oraz wcześniejsze postanowienie o umorzeniu.
Pełną organizację obrony opisuje poradnik o odpowiedzi na pozew cywilny. Klauzula wybierająca sąd państwa UE wymaga natomiast odrębnej analizy z art. 25 rozporządzenia 1215/2012. W ramach pomocy w sporze cywilnym przedsiębiorców można ocenić istniejący zapis i właściwą reakcję na konkretny pozew, bez obietnicy automatycznego zakończenia procesu.
