Przejdź do treści 
Zapis na sąd polubowny dotyczący sporu z umowy, której stroną jest konsument, można sporządzić dopiero po powstaniu sporu. Wymaga on formy pisemnej i wskazania, że strony znają jego skutki. Nie wystarczy przenieść do nowego dokumentu klauzuli z pierwotnego regulaminu ani poprzestać na zwykłej wymianie wiadomości. Szczególne wymagania określa art. 1164¹ Kodeksu postępowania cywilnego.
Czy spór już istnieje i kto jest jego stroną
Konsumentem jest osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Przed oceną zapisu trzeba więc ustalić rzeczywisty status stron, a nie tylko oznaczenie „klient” w formularzu.
Następnie należy określić, czego dotyczy powstały spór: na przykład żądania zwrotu oznaczonej zapłaty po zakwestionowaniu wykonania umowy. To przykład hipotetyczny, nie gotowe rozstrzygnięcie, czy w każdej takiej sytuacji arbitraż będzie dopuszczalny i korzystny. Wcześniejsze podpisanie umowy nie oznacza samo, że już wtedy powstał spór. Klauzula o wszystkich przyszłych sporach, zamieszczona z góry w konsumenckim regulaminie, nie spełnia szczególnego wymagania zawarcia zapisu po powstaniu sporu.
Forma pisemna i treść dokumentu
Art. 1164¹ § 1 wyłącza stosowanie uproszczeń z art. 1162 § 2 KPC, obejmujących między innymi określone sposoby wymiany wiadomości i odesłania do innego dokumentu. Sam zwykły e-mail z akceptacją nie powinien być utożsamiany z zachowaniem wymaganej tu formy pisemnej.
Forma pisemna nie oznacza jednak bezwzględnie papieru: według art. 78¹ Kodeksu cywilnego oświadczenie woli w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne oświadczeniu w formie pisemnej. Nie każdy podpis widoczny na ekranie jest podpisem kwalifikowanym. Ogólne zagadnienie zawierania umów przez e-mail lub komunikator trzeba zatem odróżnić od tego szczególnego zapisu.
Zgodnie z art. 1161 KPC zapis powinien wskazywać przedmiot sporu albo stosunek prawny, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć. Nie można pomijać zasady równości stron, na przykład przyznawać tylko jednej z nich prawa wyboru między sądem polubownym a sądem państwowym. Sam nagłówek „porozumienie” nie naprawi wadliwej treści.
Obowiązkowa informacja o skutkach
Pod rygorem nieważności zapis musi wskazywać, że strony znają jego skutki. Ustawa wymienia w szczególności moc prawną wyroku sądu polubownego albo zawartej przed nim ugody na równi z wyrokiem lub ugodą przed sądem państwowym, po ich uznaniu albo stwierdzeniu wykonalności przez sąd.
Nie oznacza to, że sam podpis pod zapisem pozwala od razu prowadzić egzekucję. Zapis poddaje spór pod rozstrzygnięcie sądu polubownego; późniejszy wyrok lub ugoda oraz sądowa kontrola ich skutków to dalsze etapy. Przed podpisaniem warto uzyskać zrozumiałe wyjaśnienie sposobu powołania sądu, regulaminu, kosztów i konsekwencji wybranego rozwiązania, zamiast sprowadzać wymaganą informację do niezrozumianego zdania.
Arbitraż, mediacja i istniejący proces to różne sytuacje
Sąd polubowny rozstrzyga spór. Mediator pomaga stronom dojść do porozumienia. Zapis arbitrażowy nie jest także zwykłym wyborem miejscowo właściwego sądu państwowego. Jeżeli sprawa już trafiła do sądu albo jedna ze stron powołuje się na wcześniej podpisaną klauzulę, oceny wymagają także etap postępowania i właściwe przepisy procesowe; nie należy zakładać, że samo pokazanie dokumentu automatycznie kończy proces.
Do analizy lub przygotowania konkretnego zapisu warto przekazać umowę, pełną propozycję porozumienia, korespondencję pokazującą powstanie i przedmiot sporu oraz informację o toczącym się postępowaniu. Zakres takiego zlecenia należy odróżnić od prowadzenia całego arbitrażu.
Podstawy prawne: KPC, art. 1161–1166, zwłaszcza art. 1164¹, oraz art. 1212 i art. 183¹; Kodeks cywilny, art. 22¹ i art. 78–78¹.
