Przejdź do treści 
Umowę, zaświadczenie lub korespondencję w obcym języku można przedstawić w polskiej sprawie cywilnej. Trzeba jednak oddzielić trzy pytania: co dokument wykazuje, czy sąd potrzebuje przekładu oraz czy wymagane jest potwierdzenie jego pochodzenia. Tłumaczenie nie zastępuje uwierzytelnienia, a apostille nie potwierdza prawdziwości wszystkich opisanych w dokumencie zdarzeń.
Zacznij od dokumentu i faktu, który chcesz wykazać
Ustal wystawcę, datę, język i kompletną wersję dokumentu, razem z załącznikami. Następnie przypisz mu konkretny fakt: zawarcie umowy, uzgodnioną cenę, odbiór rzeczy albo treść oświadczenia drugiej strony. Samo dołączenie obcojęzycznego pliku nie wyjaśnia, dlaczego jest istotny dla żądania lub obrony.
Dokument prywatny i dokument urzędowy mają różne znaczenie dowodowe. Przykładowo podpisany dokument prywatny jest dowodem złożenia zawartego w nim oświadczenia przez podpisującą osobę; nie przesądza automatycznie, że każde opisane zdarzenie nastąpiło. Sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów z uwzględnieniem całego materiału. Podstawę stanowią art. 233 oraz 244–245 Kodeksu postępowania cywilnego.
Kiedy potrzebny jest tłumacz przysięgły?
Art. 256 KPC pozwala sądowi zażądać, aby dokument w języku obcym przełożył tłumacz przysięgły. Nie ustanawia jednak nakazu zamawiania z własnej inicjatywy takiego przekładu do każdego załącznika. Przed poniesieniem kosztu sprawdź, czy przepis szczególny lub konkretne zobowiązanie sądu określa rodzaj tłumaczenia, jego zakres i termin.
Jeżeli sąd zażądał przekładu przysięgłego, własne streszczenie albo automatyczne tłumaczenie nie realizuje tego żądania. Przekład powinien obejmować materiał, do którego się odwołujesz, wraz z istotnymi adnotacjami, pieczęciami i załącznikami. Przy obszernym dokumencie można wyjaśnić, które części dotyczą sporu, i zwrócić się o doprecyzowanie zakresu zobowiązania. Nie należy samodzielnie pomijać fragmentów objętych wyraźnym żądaniem sądu.
Oryginał, odpis i przekład to odrębne rzeczy
Przechowaj oryginał. Reguły składania odpisów, żądania oryginału przez przeciwnika i poświadczania zgodności wynikają między innymi z art. 128–129 KPC. W przypadku dokumentu urzędowego pozostającego w aktach innego organu znaczenie może mieć art. 250. Samo poświadczenie przekładu nie rozwiązuje pytania, czy przedłożono właściwy dokument źródłowy i wszystkie jego strony.
Jeżeli dokument posiada przeciwnik lub inny podmiot, nie zastępuj brakującej treści własnym opisem. Trzeba ustalić możliwość żądania jego przedstawienia, z uwzględnieniem wyjątków z art. 248 KPC. Sposób wskazania faktu i dowodu omawia osobno poradnik o wniosku dowodowym.
Czy dokument zagraniczny wymaga apostille?
Nie wynika to z samego użycia obcego języka. Art. 1138 KPC przyznaje zagranicznym dokumentom urzędowym moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. Przewiduje zarazem szczególne uwierzytelnienie dokumentu dotyczącego przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce oraz dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła. W konkretnym przypadku trzeba jeszcze sprawdzić właściwą umowę międzynarodową lub zwolnienie z formalności.
Konwencja haska z 5 października 1961 r., art. 1–5, dotyczy objętych nią dokumentów urzędowych w relacjach pomiędzy właściwymi państwami. Apostille poświadcza podpis, charakter działania podpisującej osoby oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla. Nie jest potwierdzeniem, że roszczenie opisane w dokumencie istnieje. Konwencja zawiera wyłączenia i nie pozwala wymagać apostille, jeżeli właściwe przepisy, praktyka lub umowa zwalniają dokument z legalizacji. Prywatna faktura nie staje się dokumentem wymagającym apostille tylko dlatego, że wystawiono ją za granicą.
Zagraniczny wyrok ma dodatkowy problem: jego skutek w Polsce
Przekład wyroku nie odpowiada jeszcze na pytanie o jego uznanie. W reżimie rozporządzenia 1215/2012 własne zasady dokumentów, tłumaczenia i zwolnienia z legalizacji wynikają z art. 37, 57 i 61; nie można przenosić ich na każdy zagraniczny dokument. Właściwy punkt wyjścia opisuje tekst o uznaniu zagranicznego wyroku w sporze o umowę lub odszkodowanie.
Do oceny konkretnego załącznika przygotuj pełny dokument, informację o jego pochodzeniu, posiadany przekład i zobowiązanie sądu. W ramach pomocy w postępowaniu cywilnym można ustalić, jakie czynności dowodowe i formalności odpowiadają właśnie temu materiałowi.
