Przejdź do treści 
Jeżeli treść ugody została już uzgodniona, pomoc adwokata może dotyczyć samego doprowadzenia do poprawnego podpisania i odbioru dokumentów. Ustal wtedy, kto potwierdza końcową wersję, koordynuje podpisy oraz otrzymuje właściwy plik lub odpis. Osobno wskaż, czy zlecenie obejmuje dalsze wystąpienie do sądu. Zgoda na spotkanie online nie zastępuje podpisania ugody.
Ten etap nie powinien rozpoczynać od nowa całych negocjacji, jeżeli klient zaakceptował już warunki. Musi jednak pozwalać wychwycić sytuację, w której do podpisu przekazano inną wersję albo proponowana postać dokumentu nie odpowiada wymaganiom czynności. Wątpliwości wymagają wyjaśnienia przed podpisaniem, a nie dopisania po fakcie, że plik miał być tylko techniczny.
Ugoda i protokół mają różne zadania
| Dokument lub czynność | Kto odpowiada za ustawową rolę | Co uzgodnić w zakresie pomocy adwokata |
|---|---|---|
| Końcowa treść ugody | Strony przyjmujące porozumienie | Potwierdzenie wersji i sprawdzenie, kto ma złożyć oświadczenia |
| Protokół z mediacji | Podpisuje go mediator | Otrzymanie i porównanie dokumentów dotyczących tej samej mediacji |
| Ugoda zamieszczona w protokole lub dołączona | Podpisują ją strony; niemożność podpisania mediator stwierdza w protokole | Koordynacja podpisania i potwierdzenie, jaka ostateczna treść została przyjęta |
| Dalszy obieg | Właściwy uczestnik lub pełnomocnik w granicach umocowania | Ustalenie odbiorcy pliku, odpisu i ewentualnej dalszej czynności |
Dwa różne zadania dokumentów nie oznaczają, że w każdej sprawie muszą istnieć dwa osobne pliki. Ugodę można zamieścić w protokole albo do niego załączyć. Nie należy jednak uznawać podpisu mediatora pod samym protokołem za zastąpienie oświadczeń osób zawierających porozumienie. Gdy ktoś ma działać przez pełnomocnika, trzeba sprawdzić rzeczywisty zakres i wymaganą formę jego umocowania.
Wideorozmowa, elektroniczny oryginał i skan
Przepisy pozwalają za zgodą stron przeprowadzić posiedzenie mediacyjne na odległość. To ustalenie sposobu rozmowy. Odrębny przepis pozwala opatrzyć protokół lub ugodę w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sam udział w połączeniu, przesłanie zdjęcia podpisu albo zaakceptowanie wiadomości na komunikatorze nie powinny być traktowane jako równoważne wykonanie wszystkich tych czynności.
Przed przesłaniem pliku ustal z adwokatem jego postać: czy jest elektronicznym oryginałem z właściwym podpisem, skanem papierowego dokumentu, czy odpisem. Nie przenoś automatycznie reguł podpisywania innych pism na ugodę. Również poświadczenie zgodności kopii przez adwokata nie jest złożeniem za stronę jej własnego oświadczenia.
Możliwość użycia dokumentu elektronicznego nie usuwa wymaganej szczególnej formy czynności. Przepisy o mocy zatwierdzonej ugody mediacyjnej nie naruszają wymagań takiej formy. Jeżeli porozumienie ma obejmować czynność wymagającą odrębnej oceny, należy ją wykonać przed ustaleniem sposobu podpisania, zamiast zakładać, że dowolną czynność można zastąpić zwykłym plikiem.
Końcowy obieg, który warto ustalić
- Jaka dokładnie wersja zawiera przyjętą treść i czy wszystkie osoby otrzymują tę samą wersję.
- Kto koordynuje podpisy stron, a kto kontakt z mediatorem w sprawie protokołu.
- Jak potwierdzisz, że otrzymany plik jest właściwym dokumentem, a nie tylko wcześniejszym projektem albo skanem.
- Kto odbierze odpis protokołu i przekaże klientowi informację o wykonanych czynnościach.
- Czy dalsza pomoc przed sądem jest już objęta zleceniem i kto ma podjąć konkretny następny krok.
Jeżeli po zatwierdzeniu treści ktoś zmieni kwotę, termin albo dodatkowe oświadczenie, nie traktuj tego jak obojętnej korekty nazwy pliku. Trzeba wyjaśnić, czy to nadal uzgodniona treść i czy potrzebna jest nowa decyzja. Sposób kontroli wersji powinien odpowiadać konkretnej sprawie; nie oznacza to, że kancelaria oferuje określony system podpisów lub repozytorium.
Kto zajmie się zatwierdzeniem przez sąd
Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu o jej zatwierdzenie; mediator ma o tym poinformować. Nie należy jednak mylić tej zgody z wykonaniem całej dalszej czynności ani z automatycznym zatwierdzeniem. W zakresie pomocy trzeba wskazać, kto zajmuje się przekazaniem materiału i czy adwokat ma prowadzić ten etap.
Sądowa kontrola podpisów i pozostałego materiału, właściwy wniosek oraz skutki zatwierdzenia wymagają odrębnej oceny. Nie zastępuje jej ustalony obieg plików. Rodzaje i skutki porozumień przedstawia poradnik o ugodzie sądowej i pozasądowej.
Do ustalenia pomocy przy finalizacji ugody mediacyjnej przygotuj zaakceptowaną wersję, informację o osobach podpisujących i o tym, jakie dokumenty już otrzymano. Celem jest zakończenie konkretnego obiegu i jasne przypisanie dalszej czynności, bez pozostawienia podpisów oraz odbioru dokumentów domysłom.
